企業向けの暗証番号管理法

入退室管理や勤怠管理に便利な生体認証システムと合わせて、ID・暗証番号といった認証方法を設定すると、セキュリティー精度は高まります。しかし、ID番号や暗証番号の管理が煩雑になってしまうと、総務のご担当者様がお悩みになることも多く出てくるのではないでしょうか？

番号の設定

IDや暗証番号を設定する場合、その番号を使用する本人と関連性のない番号の設定は、まず押さえておくべきポイントとなります。例えば、4桁の数字でIDを設定する場合、0から9までの数字(重複可の場合)で考えると10,000通りの設定できます。

エクセルでもRANDBETWEEN関数という数式を使ってランダムな数字を導き出す方法がありますので、生体認証システムの設置時には合わせて活用してみてください。

運用方法

弊社が設置をおすすめする生体認証システム「FaceID」も、最新の顔認証システムにID番号やカードをプラスすることができます。個人情報管理において、高いセキュリティーレベルが求められる銀行の管理方法を参考にすると、長期間同じ番号を使わない、第3者に番号を教えないといった運用ルールが求められます。こうした運用ルールを定め、個々の番号・カード管理や運用ルールの周知徹底することも番号管理においては重要です。

リスクマネジメント

暗証番号やカード管理において業務が煩雑になるケースは、「自分の番号を失念した・カードを紛失した」といった、万が一の場合です。そうした緊急時への備えを用意しておくのも暗証番号などの管理方法の1つと言えます。何か起こった時には、前の番号は完全に使えないようにして必ず新しい番号を設定するなど、変更までの手続きを少々複雑化しておくことで、個々のスタッフにしっかりした管理を促すことができます。